back

Семінар-навчання з питань архівної справи

29 жовтня 2019

29 жовтня начальником архівного відділу районної державної адміністрації  Іриною Смаглюк проведено семінар-навчання з представниками юридичних осіб – джерел формування Національного архівного фонду, які упорядкують документи у 2020 році,  щодо порядку формування справ.

Ірина Григорівна зазначила, що  порядок роботи з документами від їх створення в діловодстві до передавання на постійне зберігання до архівного відділу райдержадміністрації визначено  Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженими Наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5.

Під час формування справ слід дотримуватися таких загальних правил: вміщувати у справи тільки виконані документи відповідно до заголовків справ в номенклатурі; групувати у справи документи, виконані протягом одного календарного року, за винятком перехідних справ (ведуться протягом кількох років), особових справ; вміщувати у справи лише оригінали або у разі їх відсутності засвідчені в установленому порядку копії документів; не допускати включення до справ чорнових, особистих документів, розмножених копій та документів, що підлягають поверненню; окремо групувати у справи документи постійного зберігання та з кадрових питань (особового складу); за обсягом справа не повинна перевищувати 250 аркушів (30 - 40 міліметрів завтовшки).

Документи групуються у справи в хронологічному та/або логічному порядку.

Вилучення документів для знищення без проведення попередньої експертизи їх цінності забороняється.

За результатами експертизи цінності документів складаються описи справ постійного зберігання, з кадрових питань (особового складу) та акт про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду.

Начальник архівного відділу районної державної адміністрації наголосила на проведенні роботи щодо неухильного та своєчасного виконання розпорядження голови районної державної адміністрації від 21 жовтня 2019 року № 191 «Про упорядкування документів та передачу справ на державне зберігання».